Arbeidsoppgave-systemet Jira er en sentral del av mange norske utvikleres hverdag. Det vet vi, fordi nesten hver bidige Ukas Koder nevner sjekking av Jira som en del av sitt faste daglige rituale.
- Jeg starter dagen men å sjekke mail, sjekker om det er noen hendelser i produksjon og om det er noen nye Jira-saker fra servicesenteret, fortalte Nicolai Naglestad i Eika-gruppen da vi pratet med han.
6 ting jeg IKKE vil drive med
Likevel er sjelden vi hører Jira omtalt i direkte positiv forstand. Tvert i mot er det ikke uvanlig at vi hører klager på treghet, dårlig oversikt, rot, sjefer som krever for mye organisering, og forvikling av SCRUM-prosesser.
- Kan vi slutte å tro at alt som foregår i Jira er SCRUM? skrev jeg i kommentaren "6 ting jeg vil unngå i 2019", med henvisning til alt rot jeg tidligere har opplevd når produkteiere skal lage SCRUM-opplevelser i Jira.
Så hvordan får man egentlig en best mulig opplevelse ut av Jira?
Vi spurte Paulo Ramalho, en 32 år gammel portugisisk utvikler som nå jobber fulltid som Jira-konsulent i Sopra Steria, hva han oftest hjelper norske bedrifter med.
Spesielt i Norge
Selv reiste Ramalho til Norge for å slippe de ekstremt varme somrene i Portugal. Veien til Jira-konsulent startet med åtte år som storbruker av API-ene til Jira og Confluence.
Han kaller seg selv en automatiseringsentusiast, og til daglig jobber han med å automatisere utveksling av Jira-saker mellom leverandører. I tillegg til all slags vedlikehold, oppgraderinger og migrasjoner til skytjenester.
Og tro det eller ei, men Ramalho trekker fram den flate norske organisasjonsstrukturen som hovedgrunnen til at Jira er så vanlig her i Norge.
- Det er enkelt for en vanlig ansatt å introdusere et nytt verktøy i små og mellomstore organisasjoner uten å måtte gå gjennom store byråkratiske beslutningsprosesser først, forteller han.
Ramalho sier at det ikke er uvanlig at han ser team av utviklere i en organisasjon som begynner å bruke Jira av eget initiativ, for så å smitte over til andre team. Så får gjerne ledelsen opp øynene på grunn av rapportering.
«Man ender opp med å samle “bad practices” som vil påvirke flere og flere prosjekter.»
Rydd før det er for sent
Ramalho påpeker at det ikke bare er positive sider ved et system som implementeres fra bunn.
- Som et produkt som ofte blir implementert fra bunnen til toppen av organisasjonen, ender man opp med å samle “bad practices” som vil påvirke flere og flere prosjekter etter hvert som flere tar det i bruk, sier Ramalho til kode24.
Han mener organisasjoner ofte innser at det for sent, og ender opp med å ringe en konsulent for å rydde opp i problemene.
Ignorerer Jira-varsler
En av de vanligste feilene Ramalho ser, er at man ikke har et testmiljø for Jira, og at administrator derfor gjør kritiske ting i produksjon.
Slik lager norske utviklere to-do-lister
En annen vanlig feil er at man ikke konfigurer varslingsplaner godt nok.
- Jeg ser ofte at brukere ender opp med å lage en egen innboks-mappe for Jira-varslene, for deretter å ignorere dem, forteller han.
Jira-konsulenten forteller at han også ofte ser at brukere ikke tømmer løsnings-feltet når man åpner en sak på nytt - slik at saken har en løsning, men har status som åpen. Dessuten ser han ofte lukkede saker uten noen løsning.
For mange brukere med administratorrettigheter skal visstnok også være en gjenganger.
- Folk med administratorrettigheter, hvor hver av dem jobber med sin egen “silo”, og endrer konfigurasjoner uten å vite om andre mennesker vil bli berørt av dem, forteller Ramalho er vanlig.
«Folk med administrator-rettigheter, endrer konfigurasjoner uten å vite om andre mennesker vil bli berørt.»
Dedikert Jira-team
Ramalho sier hans beste råd er å ha en dedikert person som vedlikeholder Jira, og at man må ta det seriøst. Det holder ikke å bare ta ansvar for at Jira er oppe og går.
I tillegg bør man definere roller og ansvar for alle interessenter i prosjektet godt, for å unngå krøll i Jira.
- Ideelt sett bør ikke utvikleren bekymre seg for mer enn å estimere sakene sine, og jobbe med sakene som presenteres på kanban- eller Scrum-tavla. Resten skal prosjektleder, teamleder, scrum-master, testleder og så videre ha ansvar for, forteller han.
Føler du at din organisasjon er på vei til et rotete Jira-oppsett? Da mener Ramalho det er på tide å få på plass en dedikert person, om du ikke har det, og helst et helt team. Det bør også sørges for at disse får en eller flere Atlassian-sertifiseringer, hevder han.
- En dedikert Jira-person kan være nøkkelen til et godt Jira-miljø, og vil frigjøre tid på andre team, sier Ramalho.
Gir dårlig ytelse
Ramalho forteller at mangelen på en dedikert Jira-administrator ofte manifisterer seg i dårlig ytelse, som fører til frustrasjon blant brukerne.
Spesielt hvis organisasjonen har en egen Jira-installasjon.
Fiken drifter på egne servere
- Hvis man bruker Jira on-prem, har ressursene som er tilgjengelige, som CPU, minne, diskhastighet, JVM og så videre, en veldig viktig rolle i ytelsen. En Jira-forekomst med 500 saker og 5 brukere vil ikke oppføre seg på samme måte som en forekomst med 500.000 saker og 500 brukere. Hvis organisasjonen din vokser, er det sannsynlig at noen innstillinger må endres, sier han til kode24.
Han forteller at det også er viktig å undersøke årsaken til hvorfor Jira går tregt, hvis man skulle oppleve det.
- Går det tregt overalt, eller mest mens man åpner en kanban- eller Scrum-tavle? I så fall kan årsaken være at tavlen bruker en langsom filterforespørsel, forteller Ramalho.
Bruker man Jira Cloud og opplever tregheter, mener Ramalho man bør kontakte Atlassians kundestøtte, da det bare er dem som har tilgang til underliggende infrastruktur og logger.
- Jira avslutter Jira Server i 2024, så sørg for at organisasjonen din har en migreringsplan, tipser han.
- Liker «la meg være i fred så jeg får gjort jobben min»-metoden
Men tall fra 560 norske utviklere viser at man ikke blir lykkeligere av å slippe Kanban og Scrum.