Er du en av de som foretrekker å kommunisere med den du sitter ved siden av på Slack?
Eller synes du det er et slit med stadige avbrytelser og bråk i kontorlandskapet?
Eller har du bare en hemmelig drøm om å få betalt for å sitte i pysjen, med PC-en på fanget mens du løser det ene jobbrelaterte problemet etter det andre?
Vi har gode nyheter til deg: Sjansen er stor for at du kommer til å sitte i stua, på soverommet, eller på kjøkkenet og utføre det du frem til nå har dratt på jobb for gjøre.
Helsedirektoratet har oppfordret store arbeidsgivere til å tilrettelegge for hjemmekontor for hindre smitte av koronaviruset, noe som har ført til at svært mange i bransjen vår de neste ukene vil bli å finne hjemme i arbeidstiden.
Fordelen med å jobbe hjemme er åpenbare; kort reisevei, kantine etter din egen smak, en innredning du har valgt selv og god mulighet for arbeidsro. Det vil si arbeidsroen kan vel kanskje bli litt hemmet av at både samboeren og ungen snart kan være i samme situasjon. Det finnes både gode og mindre gode sider ved å ha kort vei til jobben.
For å hjelpe folk i den nye situasjon har vi satt sammen noen tips og triks for lykkes med teamarbeid og andre utfordringer med hjemmekontor.
Vi har øvd lenge!
I bransjen vår har vi egentlig øvd oss lenge på å jobbe i distribuerte team, det vil si i team som er spredt geografisk og som jobber til ulike tider.
NDC Oslo 2020 blir virtuell - JavaZone vurderer det samme
Vi har verktøystøtte gjennom kommunikasjonsløsninger som Slack, videokonferanser, e-post osv. I tillegg er vi trent på å bruke prosjektstyringssystemer og smidige metoder som har en klar rytme for planlegging, status og erfaringsutveksling, noe som enkelt kan tilpasses det å jobbe remote. I mange team sitter vi også allerede geografisk spredt. Så dette er ikke noe nytt for oss.
Likevel så er det flere ting vi må være oppmerksom på når vi ikke møtes ansikt til ansikt. Spesielt går det på kommunikasjon og samhandling. Når man snakker sammen ansikt til ansikt vil man lettere se hva andre folk føler og mener, utover det som blir sagt med ord. Dette er signaler vi kan bruke til å dempe eller forsterke ting vi sier og som på mange måter kan bidra til å “smøre” dialogen mellom enkeltmennesker og i en gruppe. Man trenger ikke lese lenge i kommentarfeltene på nettet for å forstå hva som kan skje når man kun har tekst å forholde seg til.
Så når vi flytter kommunikasjonen fra fysiske møter til en mer skriftlig form bør vi ha en strategi for sikre at ting ikke blir misforstått eller fortolket på en måte som skaper usikkerhet og motsetninger.
#1: Spilleregler
Vi jobber stort sett i team. Suksessen til et utviklingsteam er alltid basert på at vi samhandler og kommuniserer.
«Teamet bør snakke sammen om hvordan man bør ha det.»
Så en av de første tingene man bør gjøre er sikre at man er enig om spillereglene. Teamet bør snakke sammen om hvordan man bør ha det.
Når skal man ta standup? Skal vi bruke Hangout, Slack videokonferanse, Skype? Er det greit å ta standup på telefon? Skal standup kjøres oftere enn normalt? Ha et annet innhold? Skal man tydeliggjøre rollefordelingen i teamet?
Når man sitter ved siden av hverandre ordner det meste seg med en liten prat, men nå bør man kanskje ta initiativet til en prat om hvem som gjør hva i teamet.
#2: Mål og visjon
Det er skrevet mye om distribuerte team, og mange selskaper har erfaring med team som er spredt over hele kloden og som jobber gjennom hele døgnet. Noe som går igjen i disse artiklene er betydningen av en klar oppfattelse av mål for teamet på både kort og lang sikt.
Når du for eksempel gjennomfører en sprintplanlegging ansikt til ansikt med teamet, så er øvelsen å hele tiden veksle mellom målet for sprinten og de detaljerte oppgavene. Målsettingen for hva man skal oppnå blir ofte ikke uttalt tydelig fordi den ligger i konteksten og i et møte kan du se og forstå om alle deltakerne har oppfattet det.
Advarer mot å glemme sikkerhet i korona-koding
Når man gjennomfører et tilsvarende møte uten å kunne se deltagerne vil det lett kunne oppstå misforståelser. Så betydningen av å være tydelig blir viktigere. Diskuter hva målet for arbeidet er og bruk tid på sikre at alle har oppfattet hva man jobber med. Bruk av videokonferanse kan også bøte på noe av utfordringen.
#3: Dokumentasjon, dokumentasjon, dokumentasjon
Jeg har sjeldent møtt utvikler som liker dokumentasjon og ofte opplever man at det meste av dokumentasjonen ligger i hodet til teammedlemmene. Nå kan det jo sies at det er en fornuftig prioritering å lage kode som fungerer fremfor å dokumentere en løsning som ikke er ferdig ennå, men det er jo grenser for hvor langt du kan dra det argumentet. I alle fall når teamet ikke sitter sammen.
Heldigvis finnes det gode løsninger for samhandling; løsninger som gjør det enkelt for flere å jobbe, skrive, kommentere og endre på det samme dokumentet samtidig.
Sørg for at teamet har tilgang til å bruker et felles dokumentstruktur. Alt bør dokumenteres, alt fra ferielister, kontaktlister og referater, til arkitekturskisser og løsningsforslag. Utforming av dokumenter i felleskap kan og bør erstatte det man før brukte møter til. Resultat kan faktisk bli at man blir flinkere og får bedre rutiner rundt dokumentasjon av teamets arbeid.
#4: Sermonier
De fleste av oss jobber med en eller annen form for Scrum. Det betyr at vi er vant med sermoniene som sprintplanning, standup, retrospec osv.
Betydningen av disse blir tydeligere når man sitter på forskjellige steder. Vi har allerede sagt at hvert enkelt team bør avtale sin måte å jobbe på, men et godt råd er ta seremoniene seriøst. En av bakdelen ved å jobbe hjemme er at man mister strukturen på arbeidsdagen. Frokost, t-bane, turen til kontoret, lunsj og turen hjem er alle seremonier du har i livet ditt som ordner dagen din i seksjoner. Når arbeidsveien blir redusert til noen meter over stuegulvet blir betydningen av slike seremonier viktigere.
«Når arbeidsveien blir redusert til noen meter over stuegulvet blir betydningen av slike seremonier viktigere.»
I tillegg så er det som vi har snakket om mye av kommunikasjonen mellom folk som blir borte når vi ikke møtes ansikt til ansikt. Så respekter standupen og bruk den som et verktøy for å deg selv og for teamet. Et tips kan være å innføre en daglig standup til, en avslutning på dagen med et felles 5 minutter vil kunne gi deg en naturlig avrunding av dagen og teamet en mulighet til være samkjørte.
#5: Dialog og koordinering
Hvor mange ganger i løpet av dagen avklarer du noe ved å snakke med de som sitter rundt deg?
En kort samtale mellom to personer kan ofte være mer effektivt enn et fellesmøte i teamet og sannsynligvis gjør dere dette allerede, mange ganger om dagen.
Dette er noe vi også må få til selv om vi ikke sitter sammen. Slack funker selvsagt, men ta også ned terskelen for å snakke sammen på telefon.
Snakk med folk, bruk mulighet for videokonferanse, del skjerm og være bevisst på at fraværet av fysisk nærvær gjør at en del av kommunikasjonen vil bli “lost in translation”.
#6: Oppbygging av uformelle erfaringer i distribuerte team
En viktig funksjon møter har i en organisasjon, er å samle og distribuere erfaringer gjort underveis i et prosjekt.
Som et relevant eksempel så jobber jeg nå med tre forskjellige skyer. De har alle forskjellige filosofier som ligger til grunn for hvordan de er skrudd sammen. Noen av dem har preferanser for funksjonsrike API-er mens andre har mer basale API-er hvor klienten må gjøre mer jobb. Å forstå dette og hvilke konsekvenser det har for valg av sky og hvordan det påvirker implementasjonen er noe som gjerne skjer uformelt.
Web Rebels 2020 korona-avlyser
Når en går fra et fysisk samlet til et distribuert team så er det lett at slike erfaringer ikke brer om seg i teamet og dette kan føre til at teamet blir mindre effektivt. Derfor er det viktig at vi alle er bevisste på å dele små og store erfaringer vi gjør underveis i chat eller tilsvarende. Det er viktig å ikke legge lista for høyt for hva som deles. Det forutsetter selvsagt at en ikke deler på en måte som er forstyrrende. I Slack bør bruken av @channel og DM’er begrenses så du ikke forstyrrer mer enn du må.
#7: Fysiske rammer
Nå kommer det en spådom; fysioteraputer og kiropraktorer vil oppleve en vekst i pågangen de neste månedene.
På kontoret ditt sitter du sannsynligvis på en god stol, du har en arbeidspult som er i riktig høyde og du har ergonomisk riktig oppsett av mus, skjermer og tastatur. Hvis dette trekker ut i tid, noe vi bør ta høyde for så vil det være en god investering for alle å sørge for at man har et tilpasset arbeidsmiljø også hjemme.
Sørg for at du ikke ødelegger kroppen med dårlig arbeidsstilling og dårlig utstyr. Arbeidsgiver og kunder vil ha en felles interesse av at du har en god arbeidsplass der du faktisk sitter. Be om å få det utstyret du trenger.
«Det er også viktig å skille arbeid og fritid, slik at du ikke får følelsen av å være på jobb 24/7.»
Det er også viktig å skille arbeid og fritid, slik at du ikke får følelsen av å være på jobb 24/7. Har du mulighet til det bør du prøve å ha et eget sted hjemme hvor du jobber. Når du sitter akkurat der, er du på jobb.
Hvis du bruker go’-kroken hvor du vanligvis slanger deg for å nyte Netflix, Knausgård eller potetgull som arbeidsplass, kan det etterhvert bli vanskelig å skille kos og jobb.
Hjemmekontor er ikke for alle!
Det er ikke alle som har en livssituasjon eller som har arbeidsoppgaver som passer til å jobbe remote. Litt av poenget for alle oss som nå sitter hjemme er å rydde plass på bussen og på kontoret for de som ikke kan sitte hjemme.
Det kan hende at du har en bosituasjon som gjør at det ikke er mulig å være hjemme. Du kan ha oppgaver som krever tilstedeværelse eller andre ting som gjør at det er mest effektivt at du blir på jobben. Så gjør en vurdering av din situasjon.
Hva er best for deg? Og om du ikke kan jobbe hjemmefra; se om du kan finne måter å komme deg på jobb på som ikke utsetter deg for smittefare. Kan du gå? Kan du sykle? Kan du kjøre privatbil?
Myndighetspersoner snakker om at vi trenger en nasjonal dugnad for å komme gjennom utfordringen med Koronaviruset. En del av dugnaden går ut på å holde hjulene i gang. Kundene våre har samfunnskritiske oppgaver, på et nasjonalt nivå trenger vi at selskaper og organisasjoner ikke stenger ned.
Takk for oppmerksomheten, husk god hostehygiene og å vaske hendene!
PS. Denne teksten er satt sammen av et distribuert team, så takk til Lars Lundby, Per Buer og Torbjørn Moen.
Slik har norske utviklere det på korona-hjemmekontor
Se hvordan utviklerne koder på alt fra laptop i sofaen til monster-PC-er. 🤳