Lenge før vi befant oss på hjemmekontor i mars hadde vi i SpareBank 1 Utvikling jobbet med å måle teamets helse. Noen team hadde kommet lengre enn andre og vi teamledere lærte kontinuerlig av hverandre.
Arbeidet ble ekstra viktig nå når alle plutselig måtte jobbe hjemmefra. Hvordan ville “den nye normalen” påvirke oss?
Jeg er teamleder for Team Betaling, ett av utviklingsteamene som leverer de digitale løsningene for SpareBank 1-bankene. Vi hadde siden juni 2019 hatt en del utskiftninger på teamet, så vi startet måling av teamets helse når alle de nye utviklerne var på plass.
For å spare tid gjenbrukte vi spørsmål fra et annet team og rakk såvidt å komme i gang før pandemien traff oss.
Vi brukte mer tid på å diskutere hva spørsmålene betydde enn å reflektere rundt svarene som var gitt.
Konklusjonen etter to helsesjekker var at vi måtte ha nye spørsmål. I retrospekt var det kanskje ikke den beste løsningen å arve spørsmål fra et annet team, men da kom vi i hvert fall i gang.
Trygghet
Vi visste det var viktig å bygge tryggheten i teamet, slik Amy Edmondson snakker om i sin TED-talk Building a pshygologically safe workplace.
Det var også godt kjent at trygghet troner øverst etter Googles funn om hva som kjennetegner high performing teams gjennom prosjektet Aristotle.
«»
Tid for å ta frem egne spørsmål
Via Microsoft Teams og Confluence (Miro var under innføring og kom på plass like etter) jobbet vi frem våre egne spørsmål.
Det var mange gode diskusjoner underveis som f.eks. “Kan alle faggrupper i teamet svare på spørsmål om vi har redusert gjeld?”
“Ja, det kan vi”. Både design, utvikling og test har gjeld de kan redusere.
Og hva syntes vi om å svare på “Jeg har kunnet si hva jeg mener og blitt hørt?” Var vi trygge nok på hverandre til å svare oppriktig her? Ja, vi mente det.
Hver fjerde utvikler jobber mer overtid på hjemmekontor
Gjennomføring av helsesjekk
Spørsmålene ble lagt inn i Microsoft Forms slik at teamet kunne svare anonymt i forkant av selve gjennomgangen.
Frekvensen på helsesjekken ble annenhver uke for å få hyppig feedback nå som alle satt hjemme. Gjennomgangen av resultatene med teamet ble satt til 30 minutter. Spørsmålene som hadde snitt på tre eller lavere ble plukket ut for diskusjon.
Vi forsterket også spørsmålene som hadde høyt snitt for å forstå hva vi gjorde bra og hvordan vi kunne gjøre mer av det. De få gangene tiden ble knapp under gjennomgangen, satte vi opp egne møter som f.eks. retrospektiv for videre diskusjon.
Møter
Før pandemien hadde vi en del diskusjoner rundt arbeidsflyten. Diskusjonen fortsatte, men årsaken hadde endret seg.
Utfordringen hadde gått fra tidvis visuell støy og vanskeligheter med å jobbe fokusert i kontorlandskapet, til savn etter raske avklaringer ved pulten/kaffemaskinen og summingen i landskapet.
For å kompensere for dette savnet steg møteaktiviteten, som igjen førte til hyppigere fokusskifter og mindre effektiv arbeidsflyt. For å sikre mer tid til fokusert arbeid testet teamet ut å blokke tid i kalenderen slik som Vidar Moe skriver om i sin artikkel "Ikke jobb mens jeg forstyrrer". Vi syns det hjalp, og sammen med god dialog mellom produkteier og teamet ble vi også enda flinkere på prioritering av oppgavene.
Gikk fra åpent landskap til små kontorer
Et annet møte vi måtte se på var standupen. Med 18 personer på Teams ble standup i drøyeste laget og vi besluttet etter en helsesjekk å gå over til skriftlig standup på Slack. Teamet ble enig om å liste opp planene for dagen og eventuelle behov for hjelp. Og ikke minst, passe på å si hei nå som vi ikke så hverandre.
“Jeg har kunnet si hva jeg mener og blitt hørt?” hadde stort sett høy score. De gangene den gikk litt ned var årsaken for mange deltagere i et Teams-møte. Terskelen for å ta ordet var høyere nå enn når vi satt i samme møterom. Tiltaket ble å dele opp i mindre arbeidsgrupper som gjorde det tryggere å ta ordet. Vi prøvde også å alltid ha kamera på og bruke hånden eller chatten i Teams for å be om ordet eller gi små kommentarer.
Etter hvert endret vi frekvensen på helsesjekken fra annenhver uke til en gang i måneden, både for å ha færre møter, men også for å rekke og gjennomføre tiltakene vi satte oss fra gang til gang.
«Vi savnet møtene ved kaffemaskinen, de tilfeldige møtene i gangene, det å spise lunsj sammen...»
Det sosiale
Selv om møter ofte var tema på helsesjekken, var kanskje den største gjengangeren etter pandemien det sosiale. Vi savnet møtene ved kaffemaskinen, de tilfeldige møtene i gangene, det å spise lunsj sammen, kakefeiring og ikke minst noe så enkelt som å si “Hei, hvordan går det?”
6 ting jeg savner på hjemmekontoret
Det var ikke like enkelt å få gjort noe med det sosiale når smittevernsreglene ble justert regelmessig. Når vi ikke kunne treffes fysisk prøvde vi å få til så mye som mulig digitalt.
Kahoot ble innført fast hver fredag som en del av fredagens markering av hva vi hadde fått til gjennom uken.
Kakefeiring på leveranser ble samlet opp med levering av noe godt på døren hjemme hos hver enkelt. Vi gjennomførte Team Canvas som gjorde at vi ble bedre kjent med hverandre som team og enkeltpersoner. Alle tiltak hjalp, men de sosiale arenaene er og blir best når vi møtes fysisk.
Som teamleder har det også vært viktig med hyppige 1–1 samtaler da helsesjekken ikke erstatter den viktige dialogen med hver enkelt. Vi har også hatt jevnlig retrospektiv for å få mer helhetlig innblikk i teamets tilstand.
Uten helsesjekken og verdien den gir hadde vi ikke kunne hatt like god innsikt i teamets helse, spesielt nå som alle sitter på hjemmekontor. Helsesjekken hjelper teamet til å finne hva som bør være fokus for kontinuerlig forbedring og videreutvikling slik at vi skal kunne bli enda Bedre sammen.
- Å sette på vaskemaskinen er en perfekt pause
Andreas sine beste hjemmekontor-tips, for alt fra videomøter til lunsj og pauser.