Da jeg var liten fikk jeg streng opplæring i hvordan man skulle svare hustelefonen, som var fastmontert på veggen ved kjøkkenet.
Man skulle ta av røret, si "Jacobsen, vær så god", og så vente på svar. Tonen skulle være formell, for telefon var høytidelig.
Sett i ettertid må det ha vært ganske komisk å høre en seksåring prate som en slags britisk butler i andre enden.
Det samme gjaldt brev. De skulle være på et spesifikt format. Det var høytidelig. Avsenderadresse her, mottaker der. En hilsen i enden. Jeg mener å huske at både skolen og foreldre var ganske opptatt av å lære oss barn reglene.
Men nå finnes ikke brev lenger, bare e-post. Og ingen har fått opplæring i e-post, virker det som. Disse e-post-vanene irriterer meg mest:
#1. Evigvarende chat
Noen tror e-post er en slags evigvarende chatte-tråd, hvor korte uforståelige beskjeder skal utveksles frem og tilbake helt til man mister totalt oversikt.
Som regel har jeg denne typen mail-samtaler når det handler om et vedlegg noen vil jeg skal se på. Eller en ekstrovert person som sender e-post basert på halvtenkte tanker som går ut på e-post før hjernen er ferdig å kverne dem.
"Hva tror du om det vi snakket om på fredag?", er en gjenganger.
Jeg må som regel alltid svar "Nå forstod jeg ikke helt hva du mente? Kan du utdype litt?", og før jeg vet ordet av det har vi sendt titalls mail frem og tilbake.
#2. Alle skal på kopi!
Andre tror det er innafor å ha alle i hele firmaet på kopi i en samtale som bare foregår mellom sender og mottaker.
Så blir du sittende og bivåne en mailutveksling du har ingenting med å gjøre gjennom arbeidsdagen. Det virker som personer som sender ut slike e-poster tenker at de må ha et alibi, i tilfelle mailtråden spinner ut i total galskap. Men det skjer aldri. Istedenfor blir alles mailbokser fylt opp med skrot de ikke trenger å vite.
Her er et tips: Mail forsvinner ikke sånn som Snapchat. Hvis du vil at noen skal lese den, kan du bare videresende når det trengs.
#3. Smilefjes-surpomper
E-poster lever i en slags merkelig gråsone mellom formelle beskjeder og tilbakelent chat. Derfor forstår jeg at det kan være vanskelig for mange å vite hvilken skrivestil de skal legge seg på.
Noen er ultraformelle med informative ufølsomme setninger, og en visitt-kort signatur i enden.
Andre bader i emojis, halvskrevne setninger, skildringer og fraværende tegnsetting. E-postene til disse folka avsluttes gjerne med "- navn".
Så, hva er riktig? Velger du den førstnevnte stilen kan du fort fremstå som en surpomp. Velger du den andre vil noen kunne tenke at du er useriøs.
#4. Ikke fått svar
"Jeg har ikke fått svar på den ennå", hører jeg stort sett hver eneste dag fra kollegaer. Når man jobber med intervjuer, og sender mange e-poster i løpet av dagen, opplever man jevnlig hvor forskjellig holdningene er til å gi svar tilbake.
Er man heldig får man svar i løpet av noen timer. Er man skikkelig uheldig kan man fint oppleve å måtte vente en uke. Etter 3-4 purringer.
Av og til oppdager jeg selv at jeg ikke har svart på en e-post samme dag som jeg mottok den. Da skriver jeg alltid en beklagelse i starten, men opplever nesten alltid at andre enden er glad for at jeg svarte så raskt.
Hvordan kan vi ha så forskjellig oppfattelse av kutyme rundt et kommunikasjonsmedie?
Så hvordan skal vi løse denne e-postfloka? Må noen sette seg ned og lage noen harde kjørelinjer? Bør vi ha egne firma-policys? Eller bør vi rett og slett kaste e-post på søpleskrenten, og finne et nytt system?
Det nærmer seg jo pensjonist-alder for protokollen.